Estamos convencidos que cada evento es único. Sin embargo, para cualquier evento hay que considerar los siguientes puntos esenciales:
1. Presupuesto
La pregunta del millón: ¿Cuál es tu presupuesto? Es importante determinar cuanto tienes planeado invertir en tu evento ya que esto formará una gran parte de las decisiones que tomes. Es importante que realices una lista con tus prioridades ya que será ahí donde destines mayor parte de tus recursos.
2. Número de invitados
No es necesario que tengas un número exacto, pero si un apróximado para evaluar opciones de lugares y, nuevamente, tema de presupuesto.
Poco a poco ve haciendo una lista con tus invitados, así como el número de boletos que les asignarás para poder ir aterrizando un número final.
3. Lugar
La planeación de cualquier evento debe comenzar por definir el lugar. Esto desatará la fecha y el tamaño de tu evento.
Existen lugares que son muy demandados y a veces no cuentan con la disponibilidad para la fecha que estás buscando, o bien, no cuentan con el espacio para el número de invitados que tienes en mente.
Encontrar el lugar ideal no es nada fácil. Te recomendamos escoger al menos cinco lugares que cumplan con tus necesidades y, antes de ir a verlos, pedir informes respecto a la disponibilidad de fechas, tamaño y precio. Una vez que tengas dos o tres lugares que cumplan con tus requisitos, será hora de agendar una cita para ir a conocerlos.
Es importante considerar la ubicación de este. Hay muchos lugares donde no será tan fácil llegar o no cuentan con cobertura de transporte para tus invitados.
4. Banquete
La comida es un punto básico si quieres que tu evento dure mucho tiempo. Es importante pensar en el tipo de evento que tendrás para poder considerar opciones.
El servicio de banquete es algo complicado de elegir ya que, por lo general, ninguno te ofrece una prueba de menú sin haberlo contratado. Es aquí donde las recomendaciones se vuelven esenciales, para poder tomar una decisión.
5. Bebidas
Para poder definir este punto, es importante responder ¿qué tipo de bebidas quieres ofrecer?
- Vino: A grandes rasgos, existen tres tipos: tinto, rosado y blanco. Las personas conocedoras del vino escogerán qué tomar dependiendo de la comida que ofrezcas, sin embargo, a muchos les gusta un solo tipo de vino. Siempre es bueno ofrecer dos opciones, pero si no, por lo general se consume más tinto que blanco.
- Destilados: lo más común es tequila, ron y whisky. Si quieres dar más opciones, esto dependerá de lo que suelen tomar tus invitados considerando también lo que esté de moda. Sabemos que el Gin y el Mezcal han tenido un crecimiento considerable en los últimos años.
- Digestivos: Hablando de modas, sabemos que el Carajillo (Licor 43 con espresso) ha tenido un boom desde hace algunos años y la gente cada vez está más acostumbrada a pedir esto. El Baileys también es un digestivo bastante común que puedes ofrecer solo, o para hacer las famosas balas de plata.
- Cerveza: A veces nos olvidamos que México es un país donde se consume mucha cerveza, y aunque este no es un básico, muchos invitados lo agradecerán si el evento es de día o en un lugar caluroso.
6. Música
Un evento con buena música durará más tiempo. Existen muchos eventos donde la música es buena pero no se escucha, o se escucha distorsionada. Aunque a veces no pensemos en la importancia de esto, es esencial contratar a alguien con experiencia y que tenga el equipo adecuado para la cantidad de personas que asistan al evento.
7. Fotógrafo
Bien dicen que una imagen vale más que mil palabras. Los recuerdos se quedan en nuestra mente y las fotografías nos ayudan a plasmar estos recuerdos en algo tangible. Un buen fotógrafo hará que revivas todas las emociones tiempo después y recuerdes todos los detalles y momentos que viviste.
8. Decoración
Todo evento tiene cierto tipo de decoración, desde las flores, las mesas, las sillas, los manteles, las luces, los props, etc. Existen un sin fin de opciones.
Sabemos que esta palabra es demasiado amplia y dependerá mucho del tipo de evento, tu estilo y tu presupuesto; sin embargo, no puedes dejar de tomarlo en cuenta. Te recomendamos hacer un mood board para que te sea más sencillo expresar las ideas que tienes